Déduction des frais professionnels des salariés

Le 09/04/2024

Par Judicaël Fossaluzza

L'impôt sur le revenu de A à Z

Réduction de frais professionnels salariés

Si comme la majorité des travailleurs français, vous percevez des revenus à déclarer dans la catégorie des « traitements et salaires », vous avez droit à la déduction des frais engagés pour l’exercice de votre activité.

De tels frais sont communément appelés « frais professionnels ».

Vous disposez de deux possibilités quant à leur détermination :

Évaluation forfaitaire fixée à 10 % de votre revenu salarial
Évaluation d’après leur valeur réelle tout en respectant de strictes conditions

Le principe est le non-cumul entre déduction forfaitaire et frais réels.

Le forfait de 10%

Destiné à couvrir l’ensemble des frais que vous engagez pour l’exercice de votre activité salariale, il est donc égal à 10% de votre salaire annuel.

Il ne peut cependant ni être inférieur à 441 € ni dépasser la limite de 12 627 € pour les revenus de l’année 2019.

L’option pour le forfait est automatique.

Sans mention du montant des frais réels engagés sur votre déclaration de revenus (Ligne 1AK de la déclaration n°2042), l’administration appliquera systématiquement la déduction de 10 %.

Les frais réels

Si vous estimez que le montant de vos frais professionnels excède la déduction forfaitaire, vous pouvez faire état de vos frais réels à la stricte condition d’en justifier la nature et le montant en les détaillant sur papier libre annexé à votre déclaration de revenus*.

Voici les frais professionnels admis en déduction :

Les frais d’usage à des fins professionnelles de la voiture

Il s’agit de la déduction, à partir d’un barème kilométrique établi chaque année par l’administration fiscale, des frais liés aux déplacements professionnels effectués grâce à votre véhicule personnel ou professionnel dès lors que vous engagez vous-même les dépenses de carburant.

Le barème établi est fonction du kilométrage annuel ainsi que de la puissance du véhicule utilisé.

Il pourra vous être demandé une copie de la carte grise du véhicule et d’éventuels justificatifs des déplacements effectués.

Les frais de transport du domicile au lieu de travail

Quelque peu confondus aux frais d’usage exposés en 1., ils sont régis par des règles spécifiques.

Précisément, les frais de déplacement entre votre domicile et votre lieu de travail ne seront admis en déduction (sur justificatif) que si la distance séparant ces deux points n’excède pas 40 kilomètres.

Leur calcul se base également sur le barème kilométrique précédemment évoqué et est limité à un aller-retour par jour de travail.

Les frais supplémentaires de repas

Souvent mal appréhendés, les frais supplémentaires de restauration sont pourtant, avec les frais de déplacement, les plus souvent engagés.

Si vous êtes dans l’impossibilité de rentrer déjeuner à votre domicile chaque midi, il est admis que vous déduisiez le montant réel des dépenses de restauration que vous engagez diminuées du montant forfaitaire de 4,85 € par repas (pour 2019), lequel correspond au coût moyen d’un repas pris à domicile.

Si vous n’êtes pas en mesure de prouver le montant de ces dépenses, vous pourrez uniquement déduire le montant forfaitaire fixé à 4,85 € par repas (pour 2019).

Si vous disposez d’une cantine sur votre lieu de travail, vous ne pourrez bénéficier de cette déduction qu’à la stricte condition d’apporter la preuve d’une impossibilité d’y prendre vos repas.

Si vous disposez, au contraire, d’un restaurant d’entreprise, vous pourrez déduire la somme correspondant à la différence entre le coût effectif du repas et le forfait de 4,85 €, à condition d’en justifier.

Dans le cas contraire, vous ne pourrez déduire que 4,85 €/repas.

Les frais de séjour professionnel à l’étranger

L’unique condition tient au fait que ce déplacement vous ait été imposé par votre employeur.

Les frais de vêtements spécifiques à la profession

Sont admis les frais d’achat, d’entretien et de blanchissage, mais uniquement s’il s’agit de vêtements spécifiques et rendus obligatoires par les exigences de la profession comme le bleu de travail par exemple, etc.

Par exemple, la valeur de la robe achetée par un avocat sera déductible alors que celle d’un costume ou d’un tailleur ne le sera pas, même s’il est d’usage d’en porter en cabinet.

Les dépenses exposées pour l’acquisition d’un diplôme, d’une qualification ou d’un emploi

Elles ne sont admises que si elles ont pour objet d’améliorer votre situation salariale ou de permettre votre reconversion professionnelle.

Seront par exemple déductibles les frais engagés par un salarié à la recherche d’un nouvel emploi pour l’établissement, l’impression et l’envoi de CV et lettre de motivation ou encore pour un déplacement afin de se rendre à un entretien.

Il en est de même si vous êtes demandeur d’emploi et bénéficiaire des allocations chômage.

Les frais de déménagement exposés par les salariés

Si vous êtes contraint de déménager pour l’obtention d’un nouvel emploi, les frais de déménagement (et non les frais de réinstallations) seront admis en déduction pour leur montant réel.

Les frais de double résidence

Si pour des raisons indépendantes de votre volonté, votre conjoint et vous êtes contraints d’occuper deux résidences distinctes, les frais engagés par l’un d’entre vous pour la location du second logement et les déplacements engendrés seront assimilés à des dépenses de nature professionnelle ouvrant droit à déduction.

*si, en principe, la déclaration sur papier libre suffit, vous devrez impérativement, en cas de procédure de contrôle fiscal menée à votre encontre, être en mesure d’apporter tous les justificatifs (factures, notes d’hôtel, etc.) relatifs aux frais déduits, et ce pour les 3 années précédant le contrôle.

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